Ik plan al jaren elke zondagavond voor de week erop. Voordelen zijn een overzicht behouden, concreet kunnen voorbereiden en prioriteiten stellen, om maar enkele op te noemen.
Hieronder deel ik mijn stappen om een weekplanning in elkaar te draaien op een halfuurtje tijd. Klinkt goed? Lees de korte versie met stappenplan en voorbeelden hieronder of luister naar de plan a podcast Hoe plan je dat? voor een uitgebreidere babbel met tips, tricks & sappige details.
de voordelen van een weekplanning
Vooruitblikken op een week heeft een zekere tijdsspanne. Je kan zowel strategisch nadenken over de nabije toekomst, als ook heel concreet plannen. Denk maar aan afspraken met uur en datum in je agenda zetten, een afgebakende takenlijst opstellen, prioriteiten identificeren én direct meenemen wat je geleerd hebt uit de afgelopen week.
Het geeft ook een zekere rust om een soort van overzicht te hebben. Je kan je zowel organisatorisch als mentaal voorbereiden, want als je weet dat het een drukke week zal worden, dan kan je ook rustmomenten inplannen. Zo plaats je de dingen dus letterlijk en figuurlijk in je agenda. Door het te plaatsen, wordt verschuiven ook mogelijk en verlies je geen belangrijke taken of afspraken uit het oog. Alles wordt meegenomen in de mix.
mijn weekplanning gaat over… alles.
Bij het plannen van mijn week, cover ik alles waar ik mee bezig ben, zowel werkgerelateerd als privé. Dat was niet altijd het geval: twee jaar geleden plande ik bijvoorbeeld op vrijdagnamiddagen voor het werk, en op zondagnamiddag voor mijn persoonlijke zaken zoals huishouden, vrije tijd en sociaal leven. Omdat ik op dit moment veel overlap tussen professionele engagementen en een grote flexibiliteit in mijn agenda heb (in de podcast geef ik meer uitleg), doe ik de hele shabam in 1 trek. Maar aan jou de keus hoe uitgebreid of beperkt je jouw weekplanning maakt!
hoe begin je aan een weekplanning?
Dankzij een geroutineerd proces spendeer ik niet meer dan een halfuur aan het plannen van mijn week. Begin je hier net mee, mik dan ook op ongeveer deze tijdsinvestering. Kies welk moment jou het beste uitkomt (het hoeft zeker niet maandagochtend te zijn). Zondagen werken het best voor mij, omdat ik dat moment vaak thuis ben, en mijn agenda en andere tools bij de hand heb. Is op zondag plannen geen optie, dan werkt zaterdag of maandag ook prima.
Ik plan nog altijd heel graag op papier. Mijn agenda, takenlijst, maanddoelen, habit tracker, budgetoverzicht mealplan, goede voornemens en heel wat lijstjes zitten gezellig samen in een papieren planner die ik zelf in elkaar steek à la Bullet Journal (maar dan zonder frullekes). Toch maak ik lustig gebruik van digitale tools en apps tijdens het plannen. Mijn laptop staat open, ik werk mijn online werkagenda bij zodat de collega’s kunnen zien wanneer ik (niet) aan het werk ben, ik zet mijn boodschappenlijstjes in een app en ik stuur berichten naar mensen om afspraken te maken of te bevestigen. Plannen op papier met behulp van digitale tools – the best of both worlds. Hieronder deel ik mijn personaliseerbare checklist voor een grondige planning die je klaarstoomt voor de volgende week.
checklist om je week te plannen
Ik heb een checklist met twee categorieën:
je vorige week evalueren
Het evalueren neem ik zeker mee omdat dat net heel veel inzicht geeft. Dat duurt ook heel kort. Het is een kleine check, een kleine reflectie om ervoor te zorgen dat de planning gesmeed gaat lopen. Wat evalueer ik?
evalueren: financiën
Financiën eerst, omdat ik het heel lagedrempelig vind om gewoon cijfertjes bijeen te tellen. Ik reken uit hoeveel ik spendeerde, en zet dat in mijn budgetoverzicht. Ik ben daar niet echt zeer gedetailleerd mee bezig. Als je interesse hebt om te horen hoe de andere mensen hun budget plannen, dan raad ik je aan om de podcast met Sheena te beluisteren over budgettering.evalueren: gebeurtenissen
Vervolgens een eerder kwalitatieve in plaats van kwantitatieve evaluatie: hoe ging mijn week? Die reflectie geeft antwoord op de vragen, telkens met een vooruitkijkend luikje:- Wat heb ik afgerond? Wat niet? -> Wat neem ik mee naar volgende week?
- Waar lag de focus? Waar lag de prioriteit? -> Waar pas ik komende week bij?
- Waar heb ik veel tijd aan gespendeerd? Waar minder? -> Zijn er verschuivingen volgende week
evalueren: maanddoelen
De derde evaluatie gaat over mijn maanddoelen: die stel ik telkens aan het eind van de maand op voor de komende, en bij elke weekplanning check ik terug in. Zo passeren die maanddoelen minstens 4x per maand mijn plannend oog, met een vierdubbele kans op uitvoering. Alles over maanddoelen kan je in deze blogpost lezen. In het kort: dit is opnieuw een mengelmoes van work & pleasure. Bij mijn wekelijks planmoment vink ik af welke doelen gerealiseerd werden.je volgende week plannen
De volgende categorie: het plannen, natuurlijk! Ik zoom graag in van groot naar klein. Wat betekent dat we starten bij…
plannen: maanddoelen
Welke doelen kan ik meenemen deze week? De maanddoelen vormen dus een brug tussen evalueren en plannen. Ik vind het fijn om zo eerder de grote zaken aan te gaan pakken en dan in te zoomen in de details van elke dag. Op die manier kan ik bijvoorbeeld ook bepaalde tijdsblokken al vastleggen die corresponderen met een meer arbeidsintensief maanddoel.plannen: engagementen & relaties
Ik plak er een algemene noemer op zodat die breed van toepassing kan zijn! Voor mij houdt het in dat ik mijn sportmomenten (fitness, danstraining) en sociale afspraken (etentje met vrienden, langsgaan bij familie, date night)… inplan.
Bij dit soort plannen hangt veel af van externe factoren, zoals:
- openingsuren van de fitness of beschikbare boektijd in de dansstudio
- agenda van vrienden of familie
- verplaatsingen: waar bevind ik me die dag en hoe geraak ik er?
Mensen mogen in deze planfase een berichtje van mij verwachten 😉
plannen: huishouden
Minst favoriete punt op de lijst, maar moet wel gepland geraken. Wanneer doe ik de was, wanneer doe ik inkopen, is iemand thuis als de huishoudhulp komt, welke klusjes zijn dringend? Ik heb ook een partner, dus samen verdelen we de taken op dat vlak. En dan is dat goed om te kunnen overleggen wie wat doet komende week. Als je een gezin hebt, ziet dit onderdeel er voor jou wellicht veel uitgebreider uit. Dan houd je ook rekening met de planning van je kinderen (afhankelijk van hoe oud ze zijn, komt dat planwerk ook op jouw of je partners bordje terecht). Ook als je groter woont of bezig bent met bouwen of renovaties, is dit onderdeel een stevige brok. Tips?- Bepaal op voorhand wat onder dit thema valt. Braindump tips hier.
- Geautomatiseerde taken (bv. betalingen) of regelmatige afspraken (elke 4e zaterdag van de maand carwash) kunnen het plannen zelf verlichten zonder vergeten te worden.
- Je kan ook meerdere keren per week op de huishoudtaken terugkomen.
- Of een running list bijhouden, waar je via een dagelijks check-in moment met de partner telkens kort doorgaat op een vast moment.
plannen: maaltijden
Een verrassend grote, want ik ben geen krak in improv koken (oké, ik ben ook al geen krak in koken). Hiervoor houd ik zelfs een pagina vrij in mijn agenda. Het doel van zo’n mealplan is niet om exact neer te gaan pennen wat je gaat binnensteken of achteraf rapporteren. Wél helpt het vooral om inkoop- en kookmomenten vlot te regelen. Plus, het is goed voor je milieu en je portefeuille, want het minimaliseert voedselverspilling. Als je meer info over de ins & outs van mealplanning wil, verwijs ik je graag door naar de allereerste podcastaflevering met Seppe. Hieronder beperk ik me tot mijn methode om een week aan maaltijden te plannen.- Aan de linkerkant van mijn bladzijde noteer ik de dagen met telkens drie lijnen, één per maaltijd. In het weekend kan dat wel eens verminderen naar 2 maaltijden incl. brunch.
- Aan de rechterkant komen dan 2 lijstjes: “heb ik” (op voorraad) en “koop ik”.
- Het doel is om die lijnen per dag strategisch te gaan invullen. Strategisch: met het oog op optimaal benutten van wat ik al in huis heb & de ingrediënten voor meerdere maaltijden in te zetten.
- Eet ik buitenshuis, dan is die lijn al ingevuld. Het maakt weinig uit wat ik precies zal eten.
- Met de partner spreek ik af wie welke dag kookt. We voorzien sowieso minstens dubbele porties. Wat niet opgeraakt, is eten voor morgen of wordt ingevroren voor later.
- Een lege lijn is geen ramp, integendeel: restjesdag is een grote aanrader.
- De ingrediënten op de “koop ik” lijst voeg ik meteen toe aan het (gedeelde) boodschappenlijstje.
plannen: per dag
Als kers op de taart ga ik per dag overlopen hoe die eruitziet. Voor een onregelmatig werkrooster zoals het mijne is dat geen overbodige luxe. Dus ik bekijk:
- Welke afspraken staan er op de agenda, heb ik alles ingeschreven, is alles duidelijk? Ontbreekt er ergens een uur of een locatie of een contactpersoon, dan ga ik dat ook proberen te achterhalen.
- Welke taken hebben prioriteit die dag? Waar vind ik mijn takenlijst?
- Welke dagen zijn volle focus? Welke dagen is het wat rustiger?
- Op welke momenten neem ik rust?
- wat staat als eerste punt op mijn agenda de volgende dag? Zeker relevant als je bijvoorbeeld een vroege vergadering hebt of ergens verwacht wordt. Sta ik vroeger op dan normaal, check ik ook of ik de avond ervoor op tijd in bed kan kruipen.
- Waar moet ik naartoe? Hoe geraak ik daar? Ik vogel mijn transportopties uit door er de NMBS app en Google Maps op na te slaan.
- Wordt het vrij hectisch, durf ik ook al eens een “vertrek!” alarm in te stellen, of meerdere soorten alarmen om mij te herinneren aan bepaalde taken. Meldingen, geluid en internet gaan vaak af wanneer ik focus.
Dit is het in een notendop 🌰 – een beknopte en imperfecte notendop, om duidelijk te zijn, want mijn weekplanning blijft een work in progress dat ik elke keer weer bijschaaf. Ik hoor graag hoe jij je week plant. Een extra paar oplettende ogen en helpende handen nodig? Je kan mij al boeken vanaf een (half)uur planadvies. Toedeloe en plan ze!
