Rick Pastoor concludeert gevat dat “je hoofd een werkgeheugen is, geen harde schijf”. RAM en processor zijn beide cruciaal in een computer, maar als mens kunnen we gelukkig inpluggen op een extern geheugen. Diezelfde computer bijvoorbeeld, of een simpel blad papier.

Vraag je mij wat ik allemaal doe volgende week, dan heb ik hooguit een vaag idee. Maar dat is geen probleem, aangezien ik alle taken en afspraken netjes opgelijst heb staan in mijn bullet journal (maak er zelf eentje hier). Ik ben een zeef, maar wel eentje met een vangnet.

De manier waarop je je gedachten een externe plek kan geven heet “braindumpen”. Deze blog post legt bondig uit hoe je niet alleen dumpt maar ook orde schept in de chaos, zodat je echt aan de slag kan met die hersenspinsels. Want weten wanneer je iets doet, houdt in dat je ook weet wat je precies zal doen. Allemaal onderdeel van een strak plan. Hier gaan we:

schrijf alles van je af

Schrijf of typ alles uit dat je momenteel aan het onthouden bent. Persoonlijk gaat mijn voorkeur uit naar schrijven op papier. Geen afleidingen, en je pen volgt het ritme van je gedachten.

Wat je opschrijft kan een taak voor school, een boodschappenlijstje, iets dat je aan een collega moet vragen, een groter project, de titel van een boek dat je wilt lezen, een item voor je bucket list, een leuk idee, een vergaderpunt, een afspraak met vrienden… zijn. In deze fase maak je geen onderscheid, alles komt lukraak op je blad terecht.

Neem hier de tijd voor. 5 of 10 minuten, een kwartier zo nodig. Laat alles uit dat koppie stromen. Maar forceer jezelf niet om er die laatste druppel hersenvocht uit te persen, aanvullen kan later nog. De bedoeling is om de meerderheid van je malende gedachten te capteren.

Probeer zo duidelijk mogelijk te zijn, alsof je het voor een ander uitschrijft. Ga voor “agenda voorbereiden voor vergadering product X” in plaats van droogweg “vergadering”. Je hebt er wellicht meer dan één gepland staan.

En gebruik actiewerkwoorden waar mogelijk. Bedoel je met “verjaardagsfeest” de uitnodigingen sturen, inkopen doen of de muziek uitkiezen (of alledrie)? Maak daar telkens een aparte actie van, zo concreet mogelijk. Niks zo verraderlijk als een simpele taak die zich vermomt als een tiendelig, tijdslorpend project.

categoriseer 

Nu je alle losse gedachten uit je hoofd geëvacueerd hebt, brengen we structuur aan. Ga door de lijst en leg onderlinge verbanden aan de hand van enkele categorieën. Je kan een simpele kleurcode gebruiken om orde in de chaos te scheppen. Enkele voorbeelden van categorisaties:

• per domein: werk of school, familie, vrienden, hobby’s, huishouden, recreatie, sport… Werkt goed bij een snelle braindump van een mengelmoes aan taken, ideeën en gedachten.
• op datum: wat moet gedaan worden tegen morgen, het einde van de week, volgende week, volgende maand… Dit is een prima categorie als je vooral to dos opsomt waar een deadline aan kleeft. Of als je verschillende taken binnen eenzelfde langetermijnsproject hebt opgesomd.
• per tijdsblok: ‘s morgens, ‘s middags, ‘s avonds, of per dag (maandag, dinsdag…). Dit is ideaal als je veel locatiegebonden taken uitvoert op vaste dagen of dagdelen. Ook aan te raden als je taken verschillende energieniveaus vereisen.
• volgens afhankelijkheid: in een ideale wereld heb jij 100% controle over de items op je lijst. In werkelijkheid moeten we rekening houden met heel wat factoren. De lastigste? Andere mensen. Je kan bijvoorbeeld pas die social media post maken wanneer een collega je de nodige foto’s aanlevert. Ik duid zo’n afhankelijkheden graag aan in mijn lijst, bv. met W(achten) O(op) “naam”. Denk ook aan afhankelijkheden van weer (auto wassen enkel als het zonnig is) of de natuurlijke gang van zaken (de tomaten oogsten wanneer die rijp zijn!).
• per frequentie: dagelijks, wekelijks, tweewekelijks, maandelijks… Gebruik deze categorisatie als je bijvoorbeeld goede gewoontes wilt invoeren of een nieuwe routine uittest.

Pluis uit welke categorisatie voor jou het best van toepassing is. Je kan ook meerdere types combineren, zoals taken per domein indelen en tegelijk een deadline geven.

Vind je alle kleurtjes en aanduidingen een regelrechte janboel, schrijf dan gerust je braindumpsel opnieuw over. Dubbel werk, maar voor sommigen helpt dit om het overzicht te bewaren en biedt het een extra kans om alles nog eens goed te overdenken.

Ben je gewend aan het proces en gebruik je dezelfde categorieën telkens opnieuw, dump je brein dan meteen in de juiste structuur.

schrap wat kan

Zonder twijfel ligt er nu veel op je bordje, waarvan heel wat taken. Heb je er de ruimte of ambitie voor? Gaan met die banaan. Nu al een stresske? Besef dat we alles in een planning willen gieten met een to do list, geen wishlist. Het doel is om de meeste items af te vinken. En dat lukt enkel als die relevant genoeg zijn.

Bekijk daarom of je taken:

• er echt toe doen. Moet het zelfs gedaan worden? Sommige dingen lijken essentieel (bv. strijken) of leuk om te doen (bv. recepties) maar laten je eigenlijk koud. Dan gaat het eerder over vastgeroeste principes en veronderstelde verwachtingen in vraag durven stellen – zowel van anderen als van jezelf.
• beter uitstelt. Moet het binnenkort écht gedaan worden? Als de timing niet optimaal is, durf het dan op de lange baan schuiven. Pas op: de vraag is niet of je iets kan uitstellen (dat is toepasbaar op veel taken), maar waar je bewust voor kiest om later én beter te doen. Je kan hiervoor een reminder in je agenda of smartphone zetten – en dan rolt die er vanzelf weer uit bij de volgende braindump.
• kan doorgeven. Moet het door mij gedaan worden? Misschien is het eigenlijk niet jouw verantwoordelijkheid, is iemand anders meer geschikt, of kan je anderen inschakelen. Ik ben geen fan van de huidige “zoveel mogelijk uitbesteden”-mentaliteit, maar hulp vragen bevordert wel je mentale gezondheid en sociale relaties. P.S: Een taak goed doorgeven is ook een taak op zich.

Gedachten die dubbel gedumpt worden (uit je brein én geschrapt), zullen nu ook minder snel in je hoofd opdoemen. Ik schrap het liefst na het categoriseren – dat geeft me meer info om knopen door te hakken – maar je kan stap  2 en 3 ook omwisselen.

geef het een plek 

In de laatste stap geven we alle resterende items een fysieke of digitale plaats die actie uitlokt. Die titel van dat boek dat je echt wil lezen? Plak een post-it op je bibliotheekpas. Die agendapunten voor de volgende teamvergadering? Voeg ze toe aan de kalenderuitnodiging. Boodschappenlijstje? Zet het in je smartphone. Een logische plek dus, waar je gemakkelijk naar je geheugensteuntje kan teruggrijpen.

Wat overschiet is een takenlijst met heel concrete acties, die al netjes gecategoriseerd zijn. Later kan je altijd nog aanpassen, toevoegen of schrappen.

Hiermee is je braindump voltooid. Klaar is kees, dan maar? Nope. Nu begint het echte werk. Want we gaan alles inschatten, inplannen én uitvoeren. Om te horen hoe je dat doet, nodig ik je graag uit op mijn maandelijkse gratis webinar plannen 101: van gedacht tot gedaan.