1. Weet waarom, wie en wat

Een vergadering is geslaagd wanneer je bijeenkomt met een specifiek doel. De vergadering heeft nut en betekenis voor iedereen aanwezig. Neen, de Guido moet er waarschijnlijk niet bij zijn als een update achteraf volstaat. En als van Lydia geen inbreng wordt verwacht, kan je haar ook uit CC weglaten.  Daarnaast is het toch ergens mooi meegenomen als niemand (verbaal) afgemaakt wordt of de volgende vergadering liever met een nest schorpioenen doorbrengt dan met dezelfde collega’s.

Stel jezelf daarom bij elke vergadering die je organiseert / bijwoont de volgende vragen:

• Wat wil ik bereiken? Ken ik het doel van deze vergadering?
• Wie moet zeker aanwezig zijn om dat doel te bereiken? Welke rol speel ik, en is mijn aanwezigheid voor elk punt op de agenda vereist?
• Wat doe ik met de uitkomst van de vergadering? Wat wordt er van mij verwacht, naast mijn aanwezigheid?

Kan je een of meerdere vragen niet beantwoorden, denk dan even na of een alternatief beter werkt. Zeker als een asynchrone aanpak een optie is (= iedereen reageert wanneer het hen best uitkomt). Wil je collega’s of studiegenoten eenzijdig informeren? Stuur een update via mail of communicatieplatform naar keuze. Advies inwinnen van een zekere collega of expert? Bel die persoon even op, of stuur een persoonlijk bericht. Uitgebreid ideeën en feedback verzamelen? Creëer een virtuele ideeënbus met gedeelde toegang, zoals in een Drive-document of via een gespecialiseerde tool (Miro, Mural, Trello…). Lanceer een oproep met duidelijke instructies en een deadline. Je kan wel een vergadering bijeenroepen achteraf om de verzamelde input te bespreken.

Helemaal overtuigd dat een vergadering de beste manier is? Hier gaan we!

2. Geef het een persoonlijke touch

Vooral bij het thuiswerken is het dubbel zo belangrijk om het contact warm te houden. Ik schreef al eerder [hoe je dat doet]. Niet dezelfde fysieke ruimte delen zorgt er namelijk voor dat je meer moeite moet doen om interactie uit te lokken. Er is geen spontane koffieklets meer, de kans om je collega even aan te porren of een babbel op de gang.

Laat daarom ruimte in je overleg voor koetjes en kalfjes. Dit betekent niet dat je er een stal van moet maken: een leuk verhaal, een ijsbreker, even vragen hoe het weekend ging aan de start van de vergadering… is al voldoende om de productiviteit te boosten.  Door persoonlijk gekeuvel in te calculeren, leg je de fundering voor emotionele openheid. Je schenkt aandacht aan de persoon zelf. Dit is cruciaal als je later in de vergadering naar eerlijke meningen peilt. Ook verlaag je de drempel om een bijdrage te doen aan het gesprek. Deelnemers die aan de start hun zegje kunnen doen, zijn minder verlegen om dat erna opnieuw te doen. Tenslotte vermijd je dat iemand met de conversatie aan de haal gaat en zomaar anekdotes begint op te hoesten. Wanneer dit gebeurt, is het een optie om er even op in te gaan tot de gemoederen bedaard zijn en je weer kan overgaan tot de orde van de dag.

De kneep zit ‘m erin om informele uitwisseling op de juiste momenten te stimuleren. Enkele van mijn favoriete toepassingen uit het playbook:

• Presenteer een dilemma. Verkies je een strandvakantie of een skivakantie? Zou je liever naar het verleden of naar de toekomst reizen? Is ananas op pizza lekker of des duivels? Kijk toe hoe de discussie zich ontspint *popcorn*
• Iedereen heeft wel een leuk voorwerp in de buurt liggen. Of laat Frankie even een Trivial Pursuit vraag voorlezen. Tik Tak Tik Tak!
• Hoera, er is er eentje jarig! In plaats van een hoop vals gezang, waarom wordt de jarige niet eens getrakteerd op complimentjes?

3. Wees exclusief jezelf…

Op mute, camera even af, snel de mailbox checken: afgeleid worden is nog nooit zo gemakkelijk geweest. En dat terwijl je half-en-half multitaskend toch niet veel gedaan krijgt. Geef dan liever je vergadergenoten je volle aandacht en knappe kop cadeau voor een uurtje. Dit stelt sprekers op hun gemak (niets zo eng als tegen een leeg computerscherm praten, toch?). Het nodigt ook uit voor gerichte interactie. Zo zal je eerder iemand bij naam aanspreken als je die voor je ziet. Je krijgt dan vaker een concreet antwoord, terwijl dit bij een algemene vraag gericht aan de hele groep minder het geval zal zijn.

Moeite met afleiding? Stel je kandidaat als verslagnemer. Je kan een stap verder gaan en je scherm delen als er geen presentaties zijn. In een live-vergadering kan je projecteren met een beamer. Zo leest iedereen mee (en wordt het verslag meteen goedgekeurd!). Meer nog: sommigen zijn heel auditief ingesteld, anderen visueel. Door beide opties aan te bieden, onthouden mensen beter wat er gezegd wordt. Ben jij niet de verslaggever bij een online vergadering? Je kan jezelf ook unmuten als er geen achtergrondlawaai is. De kans is kleiner dat je op je toetsenbord begint te tokkelen.

We zien op het scherm geen lichaamstaal en minder gezichtsuitdrukkingen, om nog maar te zwijgen van de technische probleempjes die een vlotte discussie bemoeilijken. Dat kan de inhoud van de vergadering parten spelen. Schrik er daarom niet van terug om mensen vaker rechtstreeks aan te spreken. Iedereen die in de vergadering zit, is er voor een reden (zie 1.).

4. …en inclusief voor anderen

Denk ook op voorhand na hoe je iedereen kan betrekken, zoals tijdens het brainstormen of evalueren. Je wil zoveel mogelijk mensen en perspectieven aan bod laten komen binnen een beperkte tijd. Een greep uit het aanbod van tactieken.

Er zijn mensen die al sprekend hun gedachten formuleren (spreek-eerst-denk-dan-type), en er zijn mensen die eens goed nadenken en dan hun zegje doen (denk-eerst-spreek-dan-type). Om beide types aan het woord te laten kan je denktijd incalculeren. Laat deelnemers bijvoorbeeld een minuut lang in stilte hun gedachten opschrijven vooraleer je de discussie start.

Deze is een gouden tip als je veel ideeën op korte tijd wil verzamelen: laat iedereen achtereenvolgens een idee op tafel gooien, letterlijk of figuurlijk. Pas nadat alle ideeën er liggen, ga je over tot de bespreking ervan. Zo vermijd je dat de conversatie gehijackt wordt door haantje-de-voorste of de eerst uitgesproken ideeën.

Gebeurt het vaak dat het gesprek een andere, maar even interessante richting ingaat? Of dat deelnemers plots met een fantastisch idee op de proppen komen? Introduceer de parkeerplaats. Dit is een virtuele plek (bv. gedeeld document waarin verslag genomen wordt) of fysieke plek (bv. post-its in het midden van de vergadertafel) waar losse ideeën geparkeerd kunnen worden. Aan het eind van de vergadering kan je deze ideeën dan één voor één behandelen. Je kan de ideeën meteen bespreken, agenderen voor de volgende vergadering, of toewijzen aan de verantwoordelijke. Een parkeerplaats heeft het voordeel dat je niet afwijkt van het vergaderonderwerp, maar toch voldoende aandacht kan besteden aan alle ideeën. Ideaal voor de creativo’s die tijdens de vergadering overvallen worden door een vlaag van inspiratie.