1. Communiceer over communiceren

Ga na hoe er gecommuniceerd wordt onder collega’s. Superbelangrijk, maar wordt vaak vergeten tijdens het inwerkproces en kan onbedoeld voor frustraties zorgen.

Is er één kanaal (bv. mail)? Of meerdere (bv. mail & Teams)? Of gewoon teveel (bv mail & Teams & WhatsApp & Trello & Slack & …)? Is bellen een ding? In welke situatie wordt welk kanaal gebruikt? Hoe vaak worden berichten gelezen, en hoe snel beantwoord? Zijn daar verwachtingen rond?

Merk je dat er niet echt richtlijnen zijn, dan kan je zelf meegeven met welke kanalen jij vertrouwd bent, geschikt vindt voor het werk dat je doet én voldoende checkt tijdens de werkuren (en zo min mogelijk daarbuiten). Goeie communicatie geeft jou de nodige info om je job te doen, maar continu 10 verschillende platforms moeten checken ondermijnt dat volledig.

🚩 Als je ervaart dat privé-kanalen geen taboe zijn (bv. DMs op je Instagram of een bericht op WhatsApp), dan laat je dat vriendelijk weten: “Dankjewel voor je bericht! Tijdens de werkuren bekijk ik mijn Instagram zo min mogelijk om beter te kunnen focussen. Vandaar dat ik je bericht pas in de lunchpauze zie. Zet je het even op (mail)?”. Of buiten de werkuren: “Hallo, ik ben momenteel niet aan het werk. Kan je me deze info via het (platform) sturen? Zo verlies ik je bericht niet uit het oog en kan ik er morgen mee aan slag!”

🚩Reageer je direct op elk bericht, of laat je alles meteen vallen wanneer iemand jou iets vraagt (dat misschien helemaal niet zo dringend is…)? Door te veronderstellen dat je collega’s die verwachting hebben en die in te lossen, ga je ook daadwerkelijk die verwachting creëren. Op hun beurt denken collega’s dan weer dat jij hetzelfde van hen verwacht – van een zelfvervullende profetie gesproken. Maar wel eentje die je kan doorbreken. Niet door cold turkey je communicatiestijl compleet om te gooien, maar door er heldere afspraken rond te maken.

2. Produceer procedures

Check of er voor terugkerende taken procedures zijn. Dit is een stappenplan waarin uitgelegd wordt hoe je het precies aanpakt. Denk aan: checklists, draaiboeken, protocollen… Een procedure heeft meerdere voordelen. In de eerste plaats bespaar je heel wat energie, diezelfde energie als waarmee je anders het warme water telkens opnieuw zou uitvinden. In de tweede plaats vergeet je niks. En ten derde is het gewoon heel erg handig bij een overdracht.

Maar hoe maak je een procedure? Zet vooral je oren op scherp, en start met hengelen bij collega’s. Je wil eerst weten welke acties er nodig zijn en hoe die zich tot elkaar verhouden. Vaak zijn acties onderling afhankelijk van elkaar, of tijdgebonden. Zo kan je bijvoorbeeld een blogpost niet promoten als die nog niet gepubliceerd is. Of publiceren als er nog geen visual is.

Met een ruwe schets kan je aan de slag. Terwijl je de taak uitvoert, kan je nieuwe bevindingen kwijt in je procedure. Hoe gedetailleerder, hoe beter. Schrijf je stappen uit alsof je het uitlegt aan iemand die die taak nog nooit gedaan heeft (wat in de toekomst heel goed kan gebeuren). En dan: intensief gebruiken!

🚩 Stel: je neemt de taken van een collega over als die tijdelijk uitvalt of iets anders binnen het bedrijf gaat doen. Heeft die al procedures voor je klaarliggen dan kan je je pollekes wel kussen. Als dat niet zo is, grijp de kans om tegelijk neer te pennen wat je aan het doen bent. Dit vormt de basis voor een procedure. Eventueel ontdek je zelfs andere methodes of shortcuts.

🚩Erf of laat je verouderde procedures na? Vergeet niet dat je je deze gouden brokjes info bij het gebruiken ook altijd kunt updaten. Niet nodig, je denkt dat je zal onthouden wat je de vorige keer exact hebt gedaan? Haha, goeie.

3. Werk elke dag 2 uur

Ok je hebt gelijk, de titel is te mooi om waar te zijn. Ik bedoel: voorzie elke dag minstens 2 uur in je agenda voor focuswerk. Dit is het werk waar jij in uitblinkt en waarvoor je aangenomen bent. Ideaal is het een tijdsblok dat overeenkomt met jouw piekmoment. Kan je goed doorwerken in de ochtend, start dan met je focuswerk. Pas echt op dreef na de lunch? Dan is dat jouw tijd om te focussen. Ben je met veel tegelijk bezig en lijkt onafgebroken 2 uur aan één project besteden een sprookje, splits dan op in bijvoorbeeld 2x een uur. Voor korter zou ik niet gaan. Want gefragmenteerd werk is doorgaans ook minder kwalitatief.

2u per dag betekent 10 uur per week, nauwelijks een vierde van een fulltime job. Die twee uren lijken onnozel weinig, en toch blijkt het voor veel mensen ongelooflijk moeilijk om ongestoord twee uren per dag te kunnen doorwerken. Deze tip is voornamelijk bedoeld voor zij die zelf hun tijd beheren. Als je van de ene patiënt naar de andere gaat, of aan het loket mensen helpt, hangt jouw schema vooral af van anderen en is focuswerk minder van toepassing (of juist wel? Laat het me weten!).

🚩 Aha, jullie zijn zo’n coole plek waar iedereen de hele tijd bij elkaar op het bureau hangt. Lekker sociaal! Maar niet zo handig als je dingen gedaan moet krijgen. Bespreek even of er een “niet storen” optie is. Dit kan zijn: een lege vergaderruimte die jij mag gebruiken. Of – tikkeltje passief agressief – een bordje met “Ik ben bezig” aan je bureau. Of de afspraak dat je met je koptelefoon op niet gestoord wenst te worden.

🚩 Die twee uur per dag, da’s flexibel zeker? Juist niet. Ben je geneigd je planning op te geven wanneer de eerste de beste voorstelt om even “5 minuutjes te pingpongen (letterlijk of figuurlijk)”, dan komt er van die focustijd niets meer in huis. Beschouw het als een afspraak met jezelf en bescherm het zo goed mogelijk. Je kan deze tijdsblokken blokkeren in je gedeelde agenda, of er duidelijk over communiceren. Zoals in: “Ik werk graag alle administratie bij op vrijdagochtend, anders geraakt die nooit gedaan. Kunnen we misschien om 13u afspreken?”. Des te beter als je het samen met de collega’s doet: geen vergaderingen op dinsdag- en donderdagmiddagen, bijvoorbeeld.

4. Weet wie

Ga na voor welke taken je afhankelijk bent van anderen, en in welke mate. Over wat beslis jij volledig? Wat moet nog langs 5 collega’s passeren en door 3 managers afgeklopt worden? Naargelang hoeveel mensen mee in de loop zitten, zal je voor bepaalde klusjes extra stappen ondernemen. Ook gaat dat bepalen welke deadlines gesteld moeten worden. En hoe vaak mensen aanporren deel zal uitmaken van je job.

We zijn gewend om te plannen voor de kortste weg naar succes, niet voor de realiteit. Hoe sneller en accurater je mogelijke hindernissen (lees: anderen) kunt inschatten, hoe meer kans dat je een nuchtere planning opstelt die ook nog eens haalbaar is. Win informatie in van collega’s die gelijkaardige taken doen of deden. En stel een lijst op met contactpersonen bij wie je kan aankloppen voor specifieke taken (Fiat geven? Uitvoerend werk doen? Verjaardagstaart bestellen?).

🚩 Word je vaak betrokken bij vergaderingen of projecten waar jouw rol niet duidelijk is? Niks zo vervelend als achteraf ontdekken dat jij zowel de spek als de bonen van de groep was. Bij onduidelijke uitnodigingen kan je simpelweg de vraag stellen: “Hoe zie je mijn bijdrage aan dit project?”. Zo kan je jezelf veel beter voorbereiden, en heeft de organisator vanaf het begin de juiste persoon te pakken. [Psst, meer tips hier].

🚩 Je hebt een collega aan de lijn gekregen, en die belooft jou te helpen. Hoera! Plak ook maar meteen een datum op die belofte. Dan is je collega meer geneigd om het zelf in te plannen, en wordt het een pak minder vrijblijvend. Idealiter bouw je een buffer in met jouw echte deadline – en die hoef je zelfs niet te verklappen. Extra tip: zet andermans deadlines in jouw agenda. Dan weet je wanneer een herinnering te sturen.

5. Plan 50% vakantie in 

Nu! Ja ja, al meteen. Het lijkt misschien voorbarig, maar hoe vroeger je vakantiedagen prikt, hoe groter de kans dat je er optimaal rond kunt bouwen. Je weet wanneer wel of niet vergaderingen, deadlines, grote projecten… in te plannen. Je baas is vroeg genoeg op de hoogte van je beschikbaarheid. Je kan ook rekening houden met wie jouw taken overneemt, en op voorhand afspraken maken met de collega’s in kwestie (hint: procedure!). En je bent meer geneigd om sneller in het jaar vakantie in te zetten, in plaats van het op te potten tot de laatste (en drukste) maanden. Of erger nog: je congé kwijtspelen.

Win-win situatie voor iedereen op de werkplek, dus. Heb je schrik om “ongemotiveerd” over te komen, zet die data dan eerst in je eigen agenda, maar houd er al rekening mee in je werkplanning. Vanaf je vakantie door kan geven (aan je baas, in het systeem…), doe je dat. Niet goedgekeurd? Dan heb je nog tijd genoeg om te schuiven. De kans is wel groter dat je zomerse trip van 10 dagen er gemakkelijk door geraakt als je het in februari aanvraagt in plaats van twee weken voor vertrek.

🚩 Je bent niet zeker wanneer je vakantiedagen blokkeert, omdat de situatie van je reisgeno(o)t(en) nog onzeker is? Wel, dit is een goede aanleiding om elkaar aan te moedigen snel werk te maken van die planning! Je kan eerst een ruimere periode afbakenen en dan een moment afspreken om het echt af te kloppen. Ideaal om ook samen je vervoer en accommodatie te boeken.

🚩 Die 50% staat er voor een reden. Er zijn altijd momenten waarop je een snipperdag kan gebruiken. Plan dus niet meteen 100% verlof in, maar houd het flexibel. Echt teveel onzekerheden? Of nog onduidelijk met welke factoren je rekening moet houden? Je kan ook per kwartaal of halfjaar werken. Zo smeer je je verlofdagen nog iets evenwichtiger uit.